Personvernpolicy

Først og fremst vil vi at du skal vite at personvernet ditt er veldig viktig for oss, og vi tar det ansvaret du direkte eller indirekte har gitt oss, seriøst. Denne policyen forklarer hvordan TravelBeats samler kundedata, bruker dataene og i hvilke situasjoner og til hvem dataene blir delt med.

TravelBeats er en del av en internasjonal gruppe som driver med eiendom, investering, hotell og restauranter og reisebyrå, og er et datterselskap av New Nordic Group.

Innsamling og behandling av personopplysninger er en uunngåelig og nødvendig del av gjennomføringen av denne typen virksomhet og for å oppfylle formålene som er beskrevet i denne personvernpolicyen.

TravelBeats er dataansvarlig for behandling av personopplysninger for disse formålene, og hvis du har spørsmål angående personvernpolicyen eller vår håndtering av dine personopplysninger, er adressen vår: TravelBeats AS, Rådhusgaten 4, 3126 Tønsberg, Norge.

Mer informasjon om behandling av kundedata hos TravelBeats kan også fås ved å skrive til info@travelbeats.com.

Beskyttelse og sikkerhet er viktig for oss

Ansvarlig håndtering av personopplysninger samlet som en del av driften av vår virksomhet, er avgjørende for våre forretningsmål og omdømme. I denne personvernpolicyen tar vi hensyn til hvordan personopplysningene dine samles inn og brukes når du er kunde, leverandør eller forretningspartner, og hvordan du får tilgang til dine personlige data.

Hva er personopplysning?

Personopplysninger er all informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person i live ved f.eks. navn, personnummer, postadresse, telefonnummer eller e-postadresse.

Hva slags personopplysninger behandler vi og hvorfor?

Dine personopplysninger vil bli brukt til forskjellige formål i forhold til din stilling som kunde og driften av TravelBeats. Dataene som samles inn kan variere, avhengig av om du er kunde, leverandør eller forretningspartner, men generelt vil det være data om kundeadministrasjon, leverandøradministrasjon, direkte markedsføring og data om rettigheter og forpliktelser.

Unnlatelse av å levere personopplysninger fra deg kan bety at TravelBeats ikke kan oppfylle sine forpliktelser overfor deg som kunde eller leverandør.

Som regel samler TravelBeats kun inn og behandler vanlige personopplysninger. I spesielle tilfeller ved bestilling av tur kan det være nødvendig for oss å behandle sensitive personopplysninger (f.eks. informasjon om hjelp under reisen), samt opplysninger om personnummer (f.eks. forbindelse med innhenting av passkopi), men bare når det er nødvendig for å bestille reisen.

TravelBeats vil vanligvis samle følgende informasjon:

1) Informasjon om våre kunder

Informasjonen gitt til oss når du bestiller en reise eller oppretter kundeprofil med oss, inkluderer kontaktinformasjon (fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, tittel), passnummer, bankdetaljer, debet- og kredittkortdetaljer, informasjon du oppgir vedrørende spesielle preferanser under reisen (f.eks. informasjon om diettrestriksjoner, assistanse på grunn av uførhet eller sykdom etc.), formålet med reisen, statsborgerskap, informasjon om markedsførings- og kommunikasjonspreferanser, sammen med informasjon du har gitt oss hvis du kontakter oss med spørsmål eller med henvisning til ditt kundeforhold, kortgyldighet, utstedelsesdato, kortnummer og informasjon om betaling av avgifter (pris, type, betaling, dato, betalingsbekreftelse).

2) Informasjon om våre leverandører og samarbeidspartnere

Informasjonen du oppgir når du inngår en avtale med oss, inkludert kontaktinformasjon (jobb, jobbtittel, fornavn, mellomnavn, etternavn, adresser, telefonnummer og e-postadresse), informasjon om markedsførings- og kommunikasjonspreferanser, samt informasjon som blir gitt hvis du kontakter oss med spørsmål eller henvisning til ditt kundeforhold.

Hva bruker vi dine personlige data til?

TravelBeats behandler dine data for å oppfylle formålene som er angitt nedenfor. Det er ikke alle formål, informasjonskategorier, mottakere av informasjon og typer prosedyrer som gjelder for deg i alle tilfeller.

TravelBeats behandler dine personopplysninger utelukkende i den grad det er nødvendig for deg som kunde, leverandør eller forretningspartner, i samsvar med gjeldende lov.

1) Kundeadministrasjon

TravelBeats behandler dine personlige data når du etablerer og administrerer ditt kundeforhold med TravelBeats, som en del av driften av vårt firma, inkludert bestillingsreiser og levering av våre produkter, vedlikehold av våre kunderegistre, fakturering, markedsføring statistikk o.l. All statistikk og analyse er samlet i anonymisert form og inneholder derfor ikke informasjon som kan føre direkte tilbake til deg som person.

2) Administrasjon av leverandør og forretningsforbindelser

TravelBeats behandler informasjon om leverandører og forretningsforbindelser, hvor du er leverandøren eller samarbeidspartneren, eller kontaktperson for leverandør eller samarbeidspartner som TravelBeats jobber med som den del av selskapets drift, herunder vedlikehold av vårt CRM-system med kontaktinformasjon om hver leverandør og samarbeidspartner.

3) Overholdelse av gjeldende lover og forskrifter

TravelBeats behandler dine personopplysninger i samsvar med lover og forskrifter som TravelBeats er underlagt med hensyn til driften av virksomheten eller for innlevering av ulike ansvar- og opplysningskrav. TravelBeats bruker ikke dine personlige data til å ta avgjørelser som bare er basert på automatisk behandling. TravelBeats arbeider for å garantere at alle personopplysninger vi behandler, er korrekte og oppdaterte. Vi ber deg derfor alltid å informere oss om eventuelle endringer i dine personlige opplysninger (f.eks. adresseendring, navn, telefonnummer o.l.) slik at vi kan garantere at personopplysningene dine alltid er riktige og oppdaterte.

Deling av personopplysninger
1) Flyselskaper

TravelBeats deler personopplysninger til flyselskapene når du bestiller reisen din. For å bestille flyet vil vi vanligvis gi opplysninger om fornavn, mellomnavn, etternavn, avreiseflyplass, destinasjon, avreise og returdato, bonuskortnummer, spesielle forespørsler vedrørende reisen, inkludert bestilling av spesielle måltider under fly og nødvendig assistanse på flyet eller flyplassen. Når det gjelder turer til gitte destinasjoner kan vi også gi informasjon om passnummeret ditt til flyselskapet.

2) Hoteller

TravelBeats sender personopplysninger til hotellene du har tenkt å bruke under reisen. For å bestille hotell gir vi vanligvis informasjon om fornavn, mellomnavn, etternavn, destinasjon, ankomst- og avreisedato, romkategori, bonuskortnummer, spesielle forespørsler for reisen din (f.eks. diettrestriksjoner eller assistanse på grunn av uføre eller sykdom under oppholdet på hotellet).

3) Turoperatører

TravelBeats sender personopplysninger til turoperatører hvis du skal ta del i opplevelser som en del av reisen. For å bestille disse opplevelsene gir vi vanligvis informasjon om fornavn, mellomnavn, etternavn, opplevelse, reiserute, dato og klokkeslett for opplevelsen, samt spesielle forespørsler under opplevelsen (f.eks. diettrestriksjoner og assistanse knyttet til uføre eller sykdom), og informasjon om reisedokument (kun om nødvendig).

Internasjonal deling av dine personopplysninger

TravelBeats formidler reiser og tjenester, og for å administrere og levere produktene og tjenestene du bestiller, må vi dele personopplysningene dine med reiseselskaper og andre selskaper som leverer tjenestene.

Siden TravelBeats formidler reiser til Asia og Afrika befinner alle reiseselskapene som leverer reisene (f.eks. flyselskap, hotell, opplevelser) seg utenfor EU/EØS-området. Det betyr at personopplysninger kan overføres til selskaper i disse landene til formålene som beskrives ovenfor.

Dataintegritet og sikkerhet

TravelBeats vil kun lagre personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen i henhold til vår personvernpolicy. Hvis du har gitt samtykke til markedsføring, lagres personopplysningene dine helt til du trekker samtykket. Du kan når som helst trekke samtykket til markedsføring ved å klikke på lenken for avregistrering som finnes i e-postmarkedsføringen, eller ved å kontakte vårt kontor.

Selv om du ikke har gitt ditt samtykke til markedsføring, vil personopplysningene vi samler inn ved en bestilling lagres i tre år etter siste bestilling. Det betyr at personopplysningene dine slettes fra kundedatabasen vår hvis du ikke har foretatt ny bestilling de siste tre årene.

Dine rettigheter

TravelBeats er ansvarlig for at personopplysningene dine behandles i samsvar med gjeldende lovgivning. Vi vil derfor rette, slette eller supplere opplysninger på din forespørsel eller etter eget initiativ hvis det oppdages at disse er ukorrekte, ufullstendige eller misvisende.

Du har også rett til å be om at personopplysningene suppleres, rettes og i enkelte tilfeller slettes. Du har også rett til å be om at behandlingen av personopplysningene begrenses til et gitt formål, samt rett til å komme med innvendinger mot behandlingen.

Videre har du rett til å be om registerutskrift fra TravelBeats som blant annet viser hvilke personopplysninger som er registrert på deg.

Endringer i vår personvernpolicy

Av og til gjør vi endringer i vår personvernpolicy. Ved større endringer vil vi gi beskjed i rimelig god tid, slik loven tilsier.

Versjon 1.0, oppdatert 17.4.2019